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TJ/SP – Fim do papel

Digitalização de autos físicos avança no TJSP.

O processo digital é uma realidade há anos. O Tribunal de Justiça de São Paulo não recebe ações em papel desde dezembro de 2015. Em novembro de 2018 também os novos inquéritos passaram a ser digitais. Projetos grandiosos viabilizaram a informatização, conferindo mais agilidade, sustentabilidade e segurança. O modelo se mostrou essencial no período de trabalho remoto, imposto pela pandemia da Covid-19. Para agilizar ainda mais a prestação jurisdicional, o TJSP inicia mais um grande projeto, que digitalizará os processos físicos em andamento, dando mais um passo para o cumprimento da meta 10.3 do Planejamento Estratégico: digitalizar 100% dos processos judiciais em tramitação e sobrestados até 31/12/26.

Total de processos – 20.168.585

Processos físicos – 9.111.096

Processos digitais – 11.057.489

Fontes – Relatório Justiça em Números e SAJ

No mês passado teve início a execução da primeira fase desse projeto. Em um ano serão digitalizadas 200 milhões de páginas (cerca de 237 mil processos nessa etapa – veja tabela), abrangendo as varas cíveis do Fórum João Mendes Júnior, a Unidade de Processamento das Execuções Contra a Fazenda (Upefaz), a Diretoria de Execução de Precatórios (Depre), o Foro Regional da Lapa e as varas de Execuções Criminais da Capital e algumas do Interior. Ao término da primeira fase, o objetivo é que outros quatro ciclos semelhantes ocorram, alcançando a totalidade dos processos físicos no Estado, que hoje correspondem a 45% dos 20,1 milhões de feitos em andamento.

Fase 1 do projeto de digitalização de processos físicos

*Quantidade de processos estimada pela metragem linear

“As unidades priorizadas têm algumas características diferenciadas. A Depre e a Upefaz, por exemplo, cuidam dos processos envolvendo precatórios e o objetivo é agilizar o andamento. No João Mendes o foco são as Unidades de Processamento Judicial instaladas e a instalar. Os processos físicos de execução criminal são os únicos que utilizam outro sistema (Sivec) e, com a digitalização, passarão a tramitar no SAJ. Já o Foro Regional da Lapa envolve projeto-piloto para análise e melhor aproveitamento do uso dos espaços físicos”, contextualiza a Diretora de Planejamento, Análise de Cenários e Normas da Secretaria da Primeira Instância, Vanessa Cristina Martiniano.

Para a execução do projeto, foram instalados pela empresa vencedora da licitação seis pontos de digitalização nos prédios do TJSP. Ao receber os processos, as equipes higienizam o material, digitalizam em máquinas especiais (mais robustas do que os tradicionais scanners), fazem a conferência de todo o conteúdo para atestar a qualidade da leitura das páginas e remontam os processos para retorno aos cartórios. “No modelo que adotamos, todas as páginas digitalizadas permitem busca por palavras, não são apenas imagens. Com isso, fica mais fácil localizar uma determinada peça nos autos”, afirma Elias Saturnino da Silva Junior, coordenador da Secretaria de Tecnologia da Informação do TJSP, responsável pela área de Gestão de Demandas e Análise de Negócios. Ele explica que a empresa contratada não fará a classificação das peças, porque esse trabalho exige conhecimento técnico da área jurídica, o que aumentaria significativamente o valor da contratação, inviabilizando o projeto. No entanto, será possível que os cartórios realizem essa classificação pelo SAJ quando necessário.

Na Upefaz, juízes e servidores estão ansiosos para a conclusão do trabalho, já iniciado. “É uma iniciativa bastante desafiadora e estamos esperançosos. Somos responsáveis pelo levantamento dos precatórios e uma das unidades com mais papel e processos antigos. Temos cerca de 60 mil processos a digitalizar, que somam 150 mil volumes”, relata a juíza Paula Fernanda de Souza Vasconcelos Navarro, coordenadora da Upefaz. De acordo com a magistrada, o apoio dos advogados nesse processo tem sido fundamental, pois é necessária a suspensão de prazos por um período para a realização do trabalho.

“A despeito dessa dificuldade, todos vislumbram que é a melhor solução para conquistarmos uma tramitação mais célere. Os benefícios são incontestáveis. Além da agilidade, há a transparência, porque os autos estarão disponíveis para consulta pelas partes e advogados pela internet”, ressalta.

Trabalho em equipe

No mês passado teve início a execução da primeira fase desse projeto. Em um ano serão digitalizadas 200 milhões de páginas (cerca de 237 mil processos nessa etapa – veja tabela), abrangendo as varas cíveis do Fórum João Mendes Júnior, a Unidade de Processamento das Execuções Contra a Fazenda (Upefaz), a Diretoria de Execução de Precatórios (Depre), o Foro Regional da Lapa e as varas de Execuções Criminais da Capital e algumas do Interior. Ao término da primeira fase, o objetivo é que outros quatro ciclos semelhantes ocorram, alcançando a totalidade dos processos físicos no Estado, que hoje correspondem a 45% dos 20,1 milhões de feitos em andamento.

Definir como seria o modelo de digitalização e a logística, analisar os custos, preparar estudos técnicos, elaborar pareceres. Essas foram apenas algumas das etapas do projeto de digitalização, que envolveu diversas áreas do Tribunal: Presidência, Corregedoria Geral da Justiça e secretarias da Primeira Instância, Judiciária, Tecnologia da Informação e Administração e Abastecimento. “A ideia inicial era digitalizar todos os processos físicos do Estado, em um único contrato. Após os primeiros estudos verificamos que seria mais interessante começarmos com um contrato menor, que pode ser prorrogado por cinco anos, mas também permite ao Tribunal fazer ajustes e novas licitações, se necessário”, explica o juiz assessor da Presidência Rodrigo Nogueira.

O valor total do contrato para a primeira etapa é de R$ 18,1 milhões, com pagamentos mensais que acompanham a quantidade de páginas digitalizadas – valor unitário de R$ 0,091. “A métrica utilizada foi a metragem linear de processos, informada pelas unidades do Estado em formulário do movimento judiciário. A partir desse resultado calculamos a quantidade de páginas e dividimos por 60 meses, período em que se pretende concluir a digitalização”, conta Vanessa Cristina Martiniano.

Histórico

O Tribunal de Justiça de São Paulo é o maior do Brasil, com 25% do movimento judiciário de todas as Cortes do país. Decisões administrativas precisam ser sempre bem planejadas e executadas, especialmente quando o volume de trabalho e o custo envolvidos são de grande monta. Por isso, o TJSP aguardou o melhor momento para iniciar a digitalização dos processos, considerando o indicador custo-benefício.

“Em 2015, quando concluímos a implementação do processo eletrônico, 85% dos feitos em andamento eram físicos. Seria inviável digitalizar quase todo o acervo concomitantemente ao projeto de informatização”, conta o juiz assessor da Presidência Fernando Antonio Tasso, que também participou das iniciativas que viabilizaram o processo digital em São Paulo. “Na época nosso foco era estancar a entrada de novos processos físicos. Com o tempo, as ações em papel foram diminuindo gradativamente, pelo seu término natural, e hoje o volume existente nos permite enfrentar a digitalização”, afirma o magistrado.

Além do projeto, também existem outras iniciativas de digitalização já em andamento, como as 15 Centrais Facilitadoras, instaladas no Estado em parceria com o Ministério Público, que atuam nos inquéritos policiais e processos criminais. As unidades cartorárias também foram autorizadas pelo Comunicado CG 466/20 a fazer a conversão dos processos físicos para o meio digital e algumas comarcas firmaram parcerias com prefeituras, universidades e subseções da Ordem dos Advogados do Brasil para essa finalidade. O mesmo comunicado permite que advogados façam a conversão. Basta retirar os autos nas unidades de 1º grau ou, caso o advogado já tenha todos os volumes da ação digitalizados, pode utilizar esse arquivo, desde que acompanhem as especificações técnicas. No primeiro semestre deste ano, essas três frentes promoveram a digitalização de quase 54 mil processos (veja quadro).

Outras frentes de digitalização

Processos digitalizados – janeiro a junho/21

N.R.: texto originalmente publicado no DJE de 25/8/21.

Fonte: Tribunal de Justiça de São Paulo