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Sinoreg-SP divulga recomendação sobre o regime Especial/Estatutários dos funcionários das serventias extrajudiciais do Estado, a ser observado pelos respectivos titulares

16-10-2016

Sinoreg-SP divulga recomendação sobre o regime Especial/Estatutários dos funcionários das serventias extrajudiciais do Estado, a ser observado pelos respectivos titulares

A fim de se evitar possíveis aborrecimentos com demandas administrativas, judiciais, e conseqüentes derrotas na justiça laboral, este Sindicato recomenda a todos a observância das inclusas considerações a respeito do REGIME ESPECIAL/ESTATUTÁRIO a que ainda estão submetidos antigos titulares, substitutos, designados responsáveis pelo expediente, escreventes e auxiliares das serventias extrajudiciais do Estado de São Paulo.

Atenciosamente,

Claudio Marçal Freire

Presidente.

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REGIME ESPECIAL DOS ANTIGOS TITULARES, SUBSTITUTOS DESIGNADOS RESPONSÁVEIS PELO EXPEDIENTE, ESCREVENTES E AUXILIARES DOS CARTÓRIOS EXTRAJUDICIAIS DO ESTADO DE SÃO PAULO.

1. Pela legislação do Estado de São Paulo Decreto n. 5.129/31, art. 21, § 1º, e no Decreto-lei n. 159/69, art. 38 (revogado pela Lei Complementar nº 539/88, ainda em vigor), anterior à Constituição da República de 88 e à Lei Federal n. 8.935/94, os auxiliares dos cartórios extrajudiciais só podiam iniciar suas atividades nos cartórios onde eram admitidos, depois de deferido e publicado no Diário Oficial, o arquivamento na Corregedoria Geral da Justiça, de uma via de seus contratos de trabalho, cujo textos vão abaixo transcritos:

a- Art. 21, § 1º, do Decreto Lei 5.129/31:

“Artigo 21º – Os serventuários dos ofícios de justiça podem, sob a sua exclusiva responsabilidades, ter praticantes e fieis que entenderem necessários.

Parágrafo 1º Os praticantes e fiéis não terão titulo de nomeação e vencerão que combinarem com o serventuário. Os contratos serão arquivados em juízo, e o juiz assegurará a sua execução.”

b- Art. 38, do Dcreto-Lei nC 159/69:

“Artigo 38 – Os auxiliares das serventias de justiça somente poderão iniciar sua atividade após concedido o arquivamento, na Corregedoria Geral da Justiça, de uma via do respectivo contrato assinado com o titular da serventia e aprovado pelo Juiz Corregedor respectivo.”

2. Os auxiliares eram contratados cientes do regime estatutário a que ficavam sujeitos nos termos das Leis de Organização Judiciária do Estado de São Paulo, e das Resoluções do Egrégio Tribunal de Justiça, conforme cláusula expressa no modelo de contrato e do distrato regulamentados pela Portaria n. 11/73 da Egrégia Corregedoria Geral da Justiça.

3. Da mesma forma, os auxiliares dos cartórios deveriam aguardar em exercício o deferimento e a publicação do arquivamento na Corregedoria Geral da Justiça, de uma via do instrumento de rescisão de seus contratos de trabalho.

4. O Código Judiciário do Estado de São Paulo, Decreto-Lei Complementar n.3, de 27 de agosto de 1969, Título III, Capítulos II e III, as Resoluções nºs 1 e 2 do Egrégio Tribunal de Justiça, editadas com força de Lei com base na Lei Federal n. 5.261, de 4 de novembro de 1970, estabelece a ORGANIZAÇÃO e o REGIME DISCIPLINAR do pessoal dos ofícios ou dos cartórios não-oficializados da Justiça do Estado.

5. O Resolução n. 2, de 15 de dezembro de 1976, o Capítulo XII, DO REGIME DAS SERVENTIAS, dos arts. 68 a 78, a respeito do pessoal das serventias não-oficializadas dispõe:

a) a composição do pessoal das serventias não-oficializadas, formada pelos serventuários (antiga denominação dos titulares das serventias), os escreventes e os auxiliares;

b) a fixação do número de escreventes e auxiliares pelo Juiz Corregedor Permanente, ouvido o serventuário;

c) o ajuste dos salários entre os serventuários, os escreventes e os auxiliares, atendidos os critérios fixados em Provimento da Corregedoria Geral da Justiça, homologado pelo Juiz Corregedor Permanente a que estivesse subordinada a serventia;

d) a habilitação dos escreventes perante o Juiz a que estivesse subordinada a serventia, por indicação do respectivo serventuário, uma vez aprovado em exame. A habilitação deveria ser comunicada à Corregedoria Geral da Justiça, para apreciação e homologação;

e) o processo de habilitação, que deveria ser público e realizado perante Comissão Examinadora presidida pelo Juiz Corregedor Permanente e integrada por dois outros membros, designados entre serventuários e oficiais maiores (antiga denominação dos substitutos);

f) a inscrição para exame, que deveria ser requerida pelo serventuário e o candidato, sem limite de idade, e que já exerciam a condição de auxiliar de cartório;

g) a forma do exame e das provas da habilitação, manuscrita, datilográfica e oral, sobre matéria atinente à serventia;

h) o compromisso do escrevente habilitado perante o Juiz Corregedor Permanente;

i) a admissão dos auxiliares pelos respectivos serventuários com aprovação do Juiz Corregedor Permanente;

j) a exoneração dos escreventes por Portaria do Juiz Corregedor Permanente, homologada pela Corregedoria Geral da Justiça;

k) a dispensa dos escreventes e auxiliares pelo serventuário, sem declaração de motivo, que contem menos de 5 (cinco) anos de exercício na serventia, assegurada a indenização correspondente ao aviso prévio e 1 (um) mês de salário por ano de serviço ou fração superior a 6 (seis) meses;

l) a estabilidade do escrevente e do auxiliar com mais de 5 (cinco) anos de efetivo exercício, salvo se houver sensível diminuição de renda, comprovada perante o Juiz Corregedor Permanente, assegurada a mesma indenização;

m) a elevação a escrevente do auxiliar com mais de 5 (cinco) anos de exercício, mediante indicação do serventuário e nomeação do Juiz Corregedor Permanente, com homologação da Corregedoria Geral da Justiça;

n) que em toda serventia deveria haver um oficial maior (antiga denominação do substituto), de confiança do serventuário, indicado de preferência entre os primeiros escreventes, com aprovação do Juiz Corregedor Permanente e homologação do Corregedor Geral da Justiça (alterado pela LCE 539/88), sendo que, pela LCE 539/88, a função de oficial maior (substituto) deveria ser exercida pelo 1º escrevente com exercício, há 5 (cinco) anos no cartório, indicado pelo respectivo titular, submetido à prova de habilitação, e nomeado pelo Secretário da Justiça;

o) a competência do oficial maior de substituir o titular da serventia nas suas ausências e impedimentos, podendo praticar, simultaneamente com ele, os atos que lhe forem atribuídos com aprovação do Corregedor Permanente;

p) se a indicação do serventuário não fosse aprovada pelo Juiz Corregedor Permanente, o próprio Juiz poderia fazer a indicação ao Corregedor Geral da Justiça;

q) o oficial maior, cuja conduta fosse incompatível com o exercício da função, não fosse destituído pelo titular, poderia o Juiz Corregedor Permanente propô-la ao Corregedor Geral da Justiça, ou este determiná-la de ofício;

r) os escreventes poderiam ser autorizados à pratica de determinados atos, desde que atribuídas pelo titular, mediante autorização do Juiz Corregedor Permanente, a qual poderia ser cassada de ofício pelo referido Juiz, ou a requerimento do próprio serventuário;

s) as atribuições a que os auxiliares poderiam executar nas serventias, tais como a de fiéis, datilógrafos, copistas, escrituração de livros de carga, protocolo de papéis, cuidar de arquivos, colher ciente dos interessados, nas intimações, notificações e atos semelhantes;

t) o regime disciplinar do pessoal das serventias não oficializadas, o do Estatuto dos Funcionários Públicos, etc.

6. A Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, estabeleceu a liberdade do titular da serventia de contratar, sob o regime da CLT, os seus auxiliares e escreventes, nomear os seus substitutos, e dentre estes, designar o que o substituirá em seus afastamentos, ausências e impedimentos.

7. No entanto, a Lei Federal n. 8.935/94, que regulamentou o art. 236 da Constituição Federal, a respeito do pessoal das serventias extrajudiciais, estabeleceu algumas alterações, a saber:

a. contratação pelos titulares das serventias, dos seus escreventes e auxiliares, a escolha de seus substitutos, como empregados, e com remuneração livremente ajustada e sob o regime jurídico da legislação do trabalho (art. 20);

b. vinculação dos titulares das serventias notariais e de registro, dos escreventes e dos auxiliares à previdência social, de âmbito federal, assegurada a contagem recíproca de tempo de serviço em sistemas diversos e os direitos e vantagens previdenciários adquiridos até a data da publicação da lei (art. 40);

c. o direito de opção dos escreventes e auxiliares de investidura estatutária ou em regime especial de continuarem regidos pelas normas aplicáveis aos funcionários públicos ou pelas editadas pelo Tribunal de Justiça respectivo (art. 48, § 2º);

8. Assim, parte das disposições pertinentes aos escreventes e auxiliares contratados sob o regime especial/estatutário, ou regidos pelas normas editadas pelos Tribunais de Justiça foram recepcionadas pelo novo ordenamento jurídico, sem sofrerem alteração, principalmente para aqueles que não fizeram a opção para o regime da CLT.

9. Desta forma, na promulgação da Constituição de 88 e na edição da Lei Federal n. 8.935/94, todos os auxiliares, escreventes, designados responsáveis pelo expediente, e titulares das serventias extrajudiciais do Estado de São Paulo, pertenciam ao regime jurídico especial previsto no Código de Organização Judiciária do Estado, porque nele foram admitidos, habilitados ou investidos nas suas respectivas serventias.

10. Os antigos titulares, continuaram no regime especial estabelecido no Código de Organização Judiciária, inclusive no regime próprio de previdência, e eram aposentados compulsoriamente aos 70 (setenta) anos de idade,
até a decisão do STF na ADI 1.602, em face da Emenda Constitucional n. 20, de 1999, que restringiu a aposentadoria compulsória aos funcionários públicos em exercentes de cargo efetivo, e não mais aos titulares das serventias extrajudiciais por assim estarem no exercício de uma delegação e não de cargo efetivo.

11. Porém, os escreventes e auxiliares das serventias extrajudiciais, que permaneceram no regime especial estabelecido no Código de Organização Judiciária, ou seja, que não fizeram a opção pelo regime da CLT quando da edição da LF 8.935/94, continuaram sendo aposentados compulsoriamente aos 70 (setenta) anos, pelo exercício então considerado de emprego público, ou seja, vinculados às serventias e ao Poder Judiciário, haja vista a permanência de seus prontuários funcionais na Corregedoria Geral da Justiça, onde estão arquivados, depois de homologados seus os contratos de trabalho, habilitações, autorizações, e designações de oficiais maiores.

12. Da mesma forma, nos mencionados e respectivos prontuários funcionais estão também arquivados os atos de designação de responsáveis pelos expedientes das serventias, baixados pelos respectivos Juízes Corregedores Permanentes ou pela Corregedoria Geral da Justiça.

13. Por outro lado, tanto na edição da Constituição de 88 e na da Lei n. 8.935/94, havia nas serventias do Estado de São Paulo, centenas de oficiais maiores (hoje denominados de substitutos) que tinham sido admitidos na serventia no regime especial/estatutário, com prontuário funcional na Corregedoria Geral da Justiça, e que estavam respondendo pelo expediente das serventias vagas, continuaram nesse regime, até por falta de poderem fazer outra opção, pois, no momento da edição da Lei Federal n. 8.935/94, face àquela designação.

14. Os mencionados oficiais maiores (substitutos), designados nas funções de responsáveis pelo expediente das serventias vagas, que tinham sido contratados como funcionários das serventias, continuaram com seus vínculos sob o regime especial estatuído pelo Código Judiciário do Estado, principalmente em razão de não terem feito a opção pelo regime jurídico da CLT (e nem tinham como fazê-la), por ocasião da edição da Lei Federal n. 8.935/94.

15. Com efeito, a exemplo dos escreventes e auxiliares, os designados nas funções de responsáveis pelo expediente das serventias vagas, que nelas foram admitidos sob o regime jurídico especial, ciente da sua condição estatutária, em consonância com o Código Judiciário do Estado, com prontuário na Corregedoria Geral da Justiça, e sob o regime previdenciário próprio, têm mantidos os seus vínculos jurídicos com as respectivas serventias e o Poder Judiciário.

16. Portanto, enquanto não forem rompidos estes vínculos, os designados na função de responsáveis pelo expediente das serventias vagas continuam com o cargo de escrevente a que exerciam na serventia antes de assumirem as funções de oficiais maiores (substitutos) e, posteriormente, a de responsáveis pelo expediente das mesmas, mantidos esses vínculos com as serventias e o Estado, onde eles mantêm seus prontuários, bem como no regime previdenciário próprio a que foram obrigados a se inscrever.

17. Desta forma, esses antigos designados que antes foram admitidos como auxiliares ou escreventes de sua própria serventia, têm o direito de continuar no exercício de seu antigo cargo de escrevente de regime especial/estatutário, cujo vinculo continua mantido com a serventia e arquivado no Poder Judiciário, até que seja arquivado e homologado o deferimento de sua rescisão ou exoneração de seu cargo. Não devendo o novo titular da delegação da serventia, que nela foi investido mediante concurso de INGRESSO ou REMOÇÃO, desrespeitar ou desconhecer a existência desse vínculo, sob pena de cometimento, s.m.j., de falta administrativa.

18. Afinal, para designação do responsável pelo expediente, era exigência que ele tivesse vínculo especial e estatutário com a serventia, devidamente arquivado Poder Judiciário, bem como deveria gozar da confiança do Juiz Corregedor Permanente da Comarca, e assim permanecer até provimento definitivo da mesma.

19. Além do mais, em maior percentual ocorre o provimento, mediante concurso público de ingresso ou de remoção, para antigas serventias vagas. Assim, da mesma forma que o novo titular recebe todo acervo dos atos praticados, e passará a certificar sobre os registros desses atos, realizados pelo antigo titular e pelo último designado responsável pelo expediente, recebe com ele as instalações, sistemas, e seus funcionários. Ou seja, o titular pode ser novo, mas, na maioria dos casos, o provimento da titularidade da delegação ocorre para serventias antigas, instaladas e com quadro de pessoal já definido, não significando, portanto, que em razão da delegação o novo titular não tenha que receber o acervo dos antigos atos praticados e nem o quadro de funcionários da respectiva serventia.

20. Face ao exposto, a exemplo de quem não recolhe rigorosamente os encargos sociais de seus funcionários, tais como INSS, FGTS e IR retido na fonte, os seus tributos e de terceiros em razão da sua atividade, a nosso ver, s.m.j., incorre em falta administrativa o titular que não respeita o vínculo especial e estatutário dos funcionários estáveis das suas respectivas serventias, nos termos da legislação da Organização Judicial em vigor, em especial, a da Resolução n. 2/76, do E. Tribunal de Justiça.

Claudio Marçal Freire – Presidente.