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Auditorias remotas diminuem custos e possibilitam maior participação no PQTA 2020

Novo formato segue normas e padrões de organismos certificadores nacionais e internacionais, que já utilizam auditorias virtuais

A pandemia da Covid-19, que chegou ao Brasil no mês de fevereiro de 2020, impôs mudanças em diversas práticas e serviços no território nacional e internacional. Com isso, novos formatos, disponibilizados pelo avanço da tecnologia nos últimos anos, foram implementados em diferentes setores da sociedade. Os serviços notariais e registrais têm seguido esta tendência e modernizado o atendimento ao cliente com a realização de atos por videoconferência ou de maneira completamente digital em todas as suas especialidades.

Após análise do cenário atual, a Comissão Organizadora do Prêmio Qualidade Total Anoreg (PQTA) e a Apcer Brasil, empresa independente responsável pelas auditorias do Prêmio, decidiram por alterações em algumas etapas do PQTA 2020. A principal mudança é a realização das auditorias a distância, em formato virtual. A determinação é apontada no regulamento como excepcional. “Este ano, devido a seriedade da situação que enfrentamos acerca da Covid-19, a Anoreg/BR e a Apcer BR tomaram a decisão de excepcionalmente realizar as auditorias remotas”. As inscrições da 16ª edição do PQTA 2020 já estão abertas, acesse aqui o formulário.

A auditoria remota é definida pela Comissão Organizadora como “aquela realizada utilizando aplicativos de dispositivos móveis e/ou de computador e abrange tudo que uma auditoria presencial incluiria”. Sendo assim, serão exigidos os mesmos documentos e comprovantes para análise da check list, que pode ser acessada aqui. A Apcer Brasil assegura que seus auditores são preparados e capacitados para realização das auditorias a distância, garantindo, assim, a mesma qualidade, confidencialidade e profissionalismo das demais edições do PQTA.

Calendário de auditorias e requisitos

As auditorias serão realizadas durante os meses de agosto, setembro e outubro deste ano. Os inscritos serão contatados, através do e-mail cadastrado no ato da inscrição, pelos auditores da Apcer Brasil, para agendamento da auditoria. A remarcação da data estipulada poderá ser feita apenas em caso de correição, sendo necessário envio prévio da documentação que comprove essa necessidade para o e-mail da Comissão Organizadora, premiacao@anoregbr.org.br.

Para que as auditorias virtuais sejam viáveis, os inscritos precisam garantir instrumentos de comunicação a distância. São exigidos: internet estável, capaz de suportar uma sessão de web conferência – se a conexão cair, o auditor irá conectar novamente para reestabelecer o contato; o representante da serventia e os colaboradores da área da Qualidade devem estar disponíveis e com acesso à web conferência durante toda auditoria; o auditor deve ter acesso aos documentos necessários e a serventia deve garantir o atendimento das solicitações de envio ou compartilhamento de tela, para que possam ser analisados de acordo com a check-list.

Ao agendar a auditoria, o cartório terá apoio da Comissão Organizadora para definir o melhor sistema de compartilhamento de informações e documentos. Os interessados podem tratar de casos específicos pelo e-mail premiacao@anoregbr.org.br.

Durante a avaliação, o auditor poderá validar requisitos da check-list com entrevistas ou consultas aos colaboradores, usuários e comunidade atendida pelo cartório inscrito. Além disso, com três dias de antecedência, o cartório poderá solicitar informações antecipadas, diretamente ao responsável pela auditoria. Na conclusão do processo, o designado pela unidade receberá o relatório da auditoria através do e-mail cadastrado no ato da inscrição e deverá confirmar o recebimento do mesmo.

Redução de custos

A mudança apresenta uma redução total dos custos de 50% junto a empresa de auditoria. O desconto foi aplicado em algumas categorias de premiação do PQTA 2020. A taxa de inscrição dos cartórios com até 5 colaboradores, de R$ 1.200, é subsidiada pela Anoreg/BR. Os valores podem ser consultados aqui.

Fonte: Assessoria de Comunicação – Anoreg/BR